Ordem de serviço: como gerir de forma eficaz a distribuição e organização

Logística: essa palavra ganhou força atualmente, principalmente, quando nos referimos às empresas que possuem colaboradores em campo. Em um mercado ainda mais competitivo, com mais e mais organizações que apostam no uso intenso das novas tecnologias, uma empresa que não consegue gerir suas equipes externas de maneira eficaz normalmente enfrentará uma série de problemas que podem inviabilizar o negócio. Custos desnecessários e a queda na qualidade do serviço são apenas algumas das adversidades. É justamente neste ponto que o gerenciamento, distribuição e organização de uma ordem de serviço é tão importante.

O segredo para essas empresas é a gestão eficaz da distribuição e da organização das ordens de serviço (OS). Afinal, é por meio destes documentos que formalizamos o atendimento que será prestado, definindo, por exemplo, o serviço realizado, as ferramentas necessárias para isso, o horário em que será efetuado, entre muitas outras questões. Quer saber um pouco mais sobre como gerenciar de maneira eficaz a distribuição e organização de uma ordem de serviço? Confira na sequência do post.

 

Ordem de serviço online: tecnologia na palma da mão

Nossa primeira dica é o fio-condutor de toda a qualidade do serviço, uma vez que é somente por meio da tecnologia que o gestor consegue administrar todas as suas equipes simultaneamente.

Blog Sovis: descubra o que é e como emitir uma OS

Atualmente, os dispositivos móveis e aplicativos direcionados a determinados segmentos de negócio — entre eles, a atuação com equipes de campo — têm se mostrado como um facilitador para a execução de tarefas, como as ordens de serviço. Isso porque o gestor precisa que cada uma das equipes externas seja capaz de enviar informações em tempo real para a matriz, que será responsável por organizar toda a logística para tornar o sistema mais eficiente.

Com isso, podemos reduzir custos, otimizar a produção e garantir um atendimento mais eficaz. Se você cumprir com essa etapa, todas as nossas outras dicas se tornarão muito mais fáceis.

E quando falamos de soluções mobile e tecnológicas para emissão e gerenciamento de ordens de serviço, impossível não pensar no SOVIS/OS. Com o software desenvolvido pela Sovis, sua equipe em campo e os gestores dos times, terão em mãos uma ferramenta incrível, repleta de diferenciais:

  • Ganho em eficiência das equipes através de rotas de atendimento.
  • Possibilidade de gerenciar as ordens de serviço em tempo real.
  • Sem necessidade de imprimir qualquer ordem de serviço.
  • É possível acompanhar e monitorar a produtividade, assim como indicadores de desempenho e faturamento.
  • Gerenciar prazos e antecipar problemas é mais prático e ágil.
  • Padronizar a atuação das equipes de campo é mais fácil a partir de regras personalizadas.
  • Sistema é muito seguro, com dados na nuvem. Não é preciso investir em infraestrutura física.

 

Informações estratégicas em sua ordem de serviço

Field-Service-2 Ordem de serviço: como gerir de forma eficaz a distribuição e organização

Quando for definir uma equipe para atender determinada OS, o gestor precisa conhecer exatamente quais são as suas limitações. Isso engloba uma série de fatores, como saber quais tipos de equipamentos a equipe possui momentos antes do atendimento. Também precisará entender quais equipes possuem mais expertise para resolver um problema específico e quais delas estão mais próximas ao local do atendimento.

É só com esse tipo de informação que o gestor definirá de maneira precisa qual será a opção mais viável para atender determinada ordem de serviço. Em outras palavras, a tomada de decisão depende exclusivamente de dados de qualidade para que possamos definir a melhor estratégia!

Como dissemos, o uso da tecnologia é um facilitador nesse aspecto, uma vez que as equipes serão monitoradas em tempo real e podem transmitir todas as informações necessárias para a matriz.

 

Planejamento e planos de ação da OS

Por fim, é importante que a sua empresa tenha arquitetado um planejamento sólido. Isso significa que você deve, desde o início, definir as rotas de operação que serão utilizadas, separar os estoques de peças e materiais necessários de maneira clara para as equipes, além de ter em mente os planos de retaguarda, isto é, saber o que fazer quando os prazos de atendimento estão para vencer, por exemplo.

Blog Sovis: como evitar atendimentos reincidentes em campo?

Com isso, já é possível evitar uma série de problemas. Se a sua empresa liga para o cliente e negocia um novo prazo antes de realmente frustrar as expectativas, é possível afastar a possibilidade de multas contratuais. Além disso, quando as equipes sabem exatamente onde encontrar os materiais e quais rotas são preferenciais para determinadas regiões, toda a empresa ganha em produtividade e agilidade no atendimento.

 

Automação de ordem de serviço? Fale com a Sovis!

Para distribuir e organizar mais efetivamente as ordens de serviço em sua empresa, nada melhor que o SOVIS/OS! O software inteligente, moderno e prático da Sovis garante muito mais produtividade para a equipe em campo e total acesso aos gerentes dos times. Com esta tecnologia é possível acompanhar com mais dinamismo e em tempo real todos os detalhes de um atendimento externo. Boa ideia, não é mesmo?

 

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