O controle relativo à quantidade de itens disponíveis para saúde das vendas é uma iniciativa muito importante para distribuidoras e indústrias exercerem os serviços com eficiência e agilidade.
Um dos motivos é que permite ter uma dimensão exata da capacidade de atendimento atual. Isso somente se torna viável quando o inventário de estoque está devidamente estruturado.
Em um cenário de alta competitividade, a ausência de um foco para levantar os tipos e as quantidades de itens disponíveis nos estoques é um erro gravíssimo que deve ser evitado ao máximo.
Neste artigo, destacamos aspectos relevantes sobre o inventário de estoque para o seu negócio executá-lo de maneira correta e exemplar.
Confira!
O que você vai encontrar nesse artigo:
O que é inventário de estoque?
Essa atividade consiste em contar e conferir os itens disponíveis atualmente no estoque. A intenção é constatar se o controle sobre a movimentação dos materiais está sendo realizado dentro de padrões estabelecidos.
À medida que o negócio tem uma circulação elevada de itens, maior é a necessidade de empregar ferramentas de gestão que priorizem a eficiência e a redução de erros que afetam negativamente a qualidade dos serviços.
Veja as melhores práticas para fazer o inventário
Nos atacados, distribuidoras e indústrias, é vital que haja um grande cuidado com o inventário de estoque.
Pensando nisso, listamos alguns procedimentos para realizar essa atividade com sucesso.
Escolher o dia adequado
Não basta saber o que é inventário de estoque, pois o mais importante é gerenciar ele adequadamente.
Por isso, a recomendação é escolher um momento correto para fazer isso, sem afetar a rotina da empresa de forma significativa.
Essa ação pode ser feita nos finais de semana ou feriados, ocasiões em que a movimentação do estoque é mínima. Dessa forma, é viável constatar o número de itens de forma mais precisa e tranquila.
Separar e organizar os bens
Uma boa maneira de como fazer um inventário de estoque é separar os produtos por categorias.
Essa prática torna muito mais simples e rápida a contagem dos materiais. Para ela ser devidamente executada, o ideal é contar com caixas, armários e prateleiras para cada tipo de item.
Ao adotar esse procedimento, a empresa também otimiza outras tarefas, como a embalagem e a separação das mercadorias. Além disso, possibilita dimensionar os itens que não sendo movimentados, o que é essencial para definir estratégias de compra e de vendas.
Especificar os itens com detalhes
Para distribuidoras e indústrias terem uma política de inventário de estoque inteligente, é válido apostar na categorização dos produtos. Assim, é possível ter um foco maior nas entregas de cada mercadoria, de acordo com a demanda.
Por exemplo, uma distribuidora de medicamentos pode separar os produtos considerando alguns aspectos, como finalidade, tamanho das caixas, prazo de validade, entre outros.
Essas informações são importantes para o bom gerenciamento do estoque.
Adotar códigos
Outra maneira de como fazer um inventário de estoque é estabelecer um código para cada item.
Os códigos ajudam a identificar a movimentação e a realização dos registros contábeis, o que é indispensável para não haver problemas com o pagamento de tributos.
Um código pode ser composto por sequências de números ou letras. Dependendo da empresa, pode ser usado um sistema que crie os códigos de barra.
Fazer uma contagem detalhada
O inventário de estoque exige muito trabalho, principalmente, quando as companhias optam por contar item por item.
Essa tarefa sendo devidamente executada faz com que haja uma dimensão exata do estoque no momento. Assim, são reduzidas as chances de equívocos ao verificar os produtos disponíveis para fornecer ao varejo.
É recomendado que sejam feitas duas contagens detalhadas. Isso é uma forma de constatar se as informações estão corretas. Em caso de divergência, é indicado fazer uma terceira conferência dos itens.
Atualizar o inventário de forma periódica
Para uma indústria ter a uma noção clara da circulação de itens, uma boa prática é atualizar, com frequências, as entradas e saídas.
É interessante adotar essa medida em intervalos de tempo curtos, porque facilita identificar os motivos da movimentação e eventuais problemas com maior eficiência.
A atualização dos controles é necessária para as equipes de separação e expedição trabalharam de maneira mais integrada, o que gera uma prestação de serviços mais ágil e inteligente.
Investir em tecnologia
O avanço tecnológico precisa ser aproveitado pelas companhias, independentemente, do porte e do segmento de atuação. Por isso, invista em um software de gestão que permita gerenciar um inventário de estoque sem erros.
Esse sistema facilita a atualização dos dados referentes ao estoque e propicia a redução de erros provocados por falhas humanas.
Imagina o seu vendedor em campo, sendo abastecido com dados desatualizados de estoque e realizando a venda de produtos que não poderão ser entregues para o cliente final?
Sua equipe precisaria cortar itens do pedido no momento da entrega, gerando transtorno, prejuízo financeiro e talvez até comprometendo o relacionamento com o comprador.
Além de evitar esse tipo de situação, outra vantagem é a possibilidade de melhorar o planejamento das entregas, algo crucial para aumentar o nível de satisfação dos clientes.
Conheça 5 tipos de inventário de estoque
Agora que você sabe o que é inventário de estoque e as melhores ações para realizá-lo, está na hora de conhecer 5 modalidades dessa iniciativa com detalhes.
Confira!
1. Cíclico
Esse inventário é feito de acordo com ciclos estabelecidos pela política de estoque da organização.
O objetivo é ajustar o período e o quantitativo de itens no estoque, além de consolidar os dados relativos aos lançamentos contábeis.
Um benefício desse inventário de estoque é proporcionar à companhia um elevado nível de segurança nas movimentações e nas transações comerciais. Isso é imprescindível para uma gestão ter resultados mais expressivos e alcançar o crescimento sustentável.
Dependendo do nível de atividade da empresa, os ciclos do inventário podem ser feitos até diariamente. Vale ressaltar que essa iniciativa também pode ser realizada em períodos maiores (semana, quinzena, mês e assim por diante).
2. Rotativo
Também funciona com base em intervalos estabelecidos de forma prévia. Por outro lado, o foco é diferenciado se compararmos com o cíclico.
No rotativo, a intenção é evitar que a companhia não seja surpreendida com a perda de alguns itens por motivos que fogem dos planos.
A conferência dos itens pode ser feita em vários intervalos (dia, semana, mês, etc) e prioriza identificar problemas, como extravios e validade expirada. Essa atividade é crucial para evitar que sejam encaminhados produtos que não poderão ser usados no varejo.
No caso de uma distribuidora, esse é um dos tipos de inventário de estoque mais importantes, porque contribui para consolidar uma boa imagem, desde que seja realizado corretamente.
O ideal é que essa modalidade de inventário seja feita em intervalos que não tornem o processo muito custoso para a organização. Isso porque é muito ruim ter no estoque itens que não podem ser comercializados por estarem vencidos.
3. Dinâmico ou parcial
Tem como principal característica avaliar somente uma parte do estoque, priorizando determinados itens.
É feito em empresas que apresentam depósitos de grandes dimensões, em que é possível contar com ciclos maiores, sem haver riscos elevados de perdas.
Os trabalhos são direcionados para verificar um conjunto determinado de mercadorias com mais intensidade.
Em geral, esse inventário de estoque engloba produtos perecíveis ou aqueles que são afetados pelas mudanças de clima. Os demais itens são conferidos em prazos maiores.
4. Anual
É um dos tipos de inventário de estoque mais simples.
Normalmente, é feito no fim do ano fiscal que, no Brasil, acontece no período de janeiro a dezembro do ano corrente. Essa modalidade é usada em itens que são difíceis de contar e que não apresentam riscos de perecer ou sofrer com as modificações climáticas.
Por apresentar um tempo de conferência longo, esse inventário de estoque não é recomendado para empresas que vendem mercadorias com riscos consideráveis de perda ou deterioração.
5. Geral
Embora seja considerado um modelo simples de inventário de estoque, ele não é tão fácil de ser implementado. Um dos motivos é que abrange todos os itens disponíveis na organização.
No caso de empresas que apresentam uma estrutura administrativa complexa, a conferência exige muito planejamento e atenção. Afinal, esse trabalho abrange o que está no almoxarifado, equipamentos, insumos e materiais de consumo diário (copos, papéis e canetas por exemplo).
Esse inventário de estoque é muito relevante para a empresa ter uma noção geral do patrimônio, porque também envolve imóveis e recursos financeiros disponíveis nos bancos.
Sem dúvida, esse trabalho é essencial para a companhia estar mais atenta a todos os fatores relacionados com a administração do negócio.
Como a tecnologia está impactando a gestão de estoque
Antes de falar algo sobre tecnologia, é super importante você saber que contratar um software de gestão já deixou de ser algo opcional.
Hoje em dia toda empresa que se preocupa com o cliente e em prestar um serviço de qualidade possui um sistema interno.
É fato!
O inventário de estoque não pode ser mais tratado de maneira rudimentar ou amadora.
E a grande sacada aqui é outra.
Algumas empresas estão utilizando a tecnologia de RFID, uma tecnologia que usa ondas de rádio para fazer a comunicação entre uma etiqueta e um sistema de leitura.
Através de um identificador único para cada produto e da captura de dados por radiofrequência, as empresas conseguem ter controle completo de seus estoque, sem a necessidade de fazer balanços complexos e manuais.
Super interessante não é mesmo!
Quais os problemas que um estoque desorganizado pode causar
Agora que você já entendeu o que é e como fazer um inventário de estoque, chegou a hora da gente te contar todos os problemas que sua empresa estará evitando se seguir nossas dicas.
- Perda de faturamento: sua empresa se prepara para um faturamento mas no final das contas isso não acontece pois sua equipe de vendas fez um pedido em uma quantidade que não será possível entregar.
- Cliente insatisfeito: essa mesma falha de entrega, do ponto de vista do cliente, irá gerar uma insatisfação muito grande, comprometendo futuras vendas e até mesmo o relacionamento entre vocês.
- Desgaste da equipe de vendas: vendedores frustrados por estarem indo a campo, convertendo vendas, porém vendo que o ciclo não está fechando. Um sentimento de desconfiança generalizado irá tomar conta da sua equipe de vendas, uma vez que a médio longo prazo, ninguém mais vai acreditar nas informações que a empresa entrega.
Por que o inventário de estoque é importante?
Conhecer os tipos de inventário de estoque é uma forma de ajudá-lo a escolher o mais adequado para a instituição.
Por outro lado, é preciso entender as razões que tornam essa prática tão relevante.
Para nós, alguns dos principais motivos são:
- Melhorar o atendimento ao público-alvo
- Diminuir perdas
- Cumprir a legislação
É inegável a importância de fazer um bom inventário de estoque.
Essa medida tem como meta tornar uma empresa mais eficiente e mais atenta às oscilações do mercado. Hoje, as companhias precisam adotar as melhores práticas de gestão, caso contrário não serão competitivas.
E se você ficou com alguma dúvida sobre o inventário de estoque, deixe o seu comentário que nossa equipe irá te ajudar!
