Como preparar o estoque da sua empresa para o final do ano

Para grande parte das empresas, final do ano é época de manter os estoques cheios para aproveitar as oportunidades de negócios. Há mais dinheiro circulando e muita gente se organiza para compras de produtos e serviços neste período. Ter um controle de estoque eficiente é essencial para não passar sufoco e conseguir atender bem os clientes, além de economizar e evitar materiais armazenados em excesso.

Para quem trabalha com prestação de serviços, é importante saber exatamente o que a equipe técnica em campo utiliza para estocar o volume necessário.  Por exemplo, qual quantidade de ferramentas e materiais em geral serão utilizados em um determinado atendimento? Como é feita a administração e distribuição destes itens quando diversas equipes estão envolvidas? Veja, a seguir, como um controle de estoque ineficiente pode prejudicar uma empresa e como resolver esse problema.

Estoque precisa de planejamento

Um dos primeiros passos para evitar gastos através do controle de estoque é planejar! Sim, o planejamento deve ser uma prioridade para empresas que desejam crescer e lucrar mais. Uma boa alternativa para isso é colocar em prática um eficaz Planejamento e Controle da Produção (PCP). Com um plano bem estruturado, profissional e claro, a tendência é que sua empresa promova um controle de estoque que renda bons frutos.

É uma questão de lógica no controle de estoque: a empresa que não monitora a entrada e a saída de equipamentos e de materiais, principalmente da equipe técnica em campo, corre o risco de ter custos desnecessários ao adquirir suprimentos além da quantidade previamente especificada para a execução de uma tarefa.

Imagine só: um estoque com centenas/milhares de ferramentas, materiais e demais itens, e nenhum controle profissional de entradas e saídas destes ativos! Pense também que cada item ali à disposição é um investimento da empresa e garante a qualidade dos serviços prestados pela equipe em campo.

Em um cenário ainda mais dramático, já pensou como seria a reação de um cliente ao ter um atendimento negado por falta de material? Ou se, ao chegar no local, a equipe não encontrar as ferramentas necessárias por pura falta de controle de estoque?

Por que fazer o controle de estoque?

O controle de estoque está ligado aos setores de compras, de vendas e de contabilidade de uma empresa. Quando a função de estoque é feita de um modo eficaz, a empresa não compromete o capital de giro e, assim, cria melhores condições para se desenvolver.

Como gerenciar o trabalho da equipe técnica em campo?

Quando os colaboradores de uma empresa precisam se deslocar para executar um serviço, é necessário fazer um checklist de tudo o que será preciso para realizar a tarefa. Se o trabalho é longe da sede da empresa, então, esse cuidado deve ser redobrado. Afinal, os custos para levar um material esquecido podem ser altos.

Por isso, é importante que a empresa possua processos documentados, que contenham as listas de materiais essenciais para uma determinada tarefa.  

É bem verdade que, após criados os processos, é preciso garantir que a realização do checklist seja ágil. Nesse sentido, o controle de estoque por meio de softwares é fundamental para otimizar o trabalho da equipe técnica em campo, bem como assegurar a qualidade do serviço. Este é um trabalho feito pelo sistema de gestão (ERP) juntamente com o SOVIS/OS, um aplicativo que permite a atualização e acompanhamento online, elimina o uso de papel e muitos outros benefícios.

Se cada profissional ou cada equipe tiver “o próprio almoxarifado”, fica mais fácil evitar que algum material se perca ou que um equipamento de terceiro seja misturado ao estoque da empresa. Quando o próprio técnico faz a gestão de estoque que está com ele, com a ajuda de um software, por exemplo, as chances de a empresa ter um monitoramento mais efetivo sobre os materiais aumentam. Dessa forma, a organização ganha em produtividade e em eficiência.

Investir em um controle de estoque profissional é valorizar a própria imagem da empresa e contribuir diretamente para o ganho em produtividade. Desta maneira, sua equipe técnica em campo saberá exatamente quais são as ferramentas e materiais disponíveis no estoque e, além disso, você terá uma gestão mais clara sobre os itens que precisam ser repostos, quais estão externamente em uso pelos colaboradores e muito mais.

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