Software para distribuidora: leia isso antes de contratar um

Homem trabalhando no software para distribuidora

Poucas coisas no mundo são mais precisas que a torre de controle das aeronaves. 

A responsabilidade de pilotar uma aeronave com centenas de passageiros a bordo é enorme. Para o piloto, o painel de controle do avião representa etapas e processos necessários para ter sucesso viajando de um ponto ao outro.

Mas é em solo firme que a torre de controle oferece todo apoio e guia quem está nos ares. Sem ela, a realização de vôos não seria possível.

O trabalho conjunto de pilotos e torre de controle possibilita que o trabalho possa ser realizado com sucesso.

Um trabalho que envolve antecipação de rotas, previsões, compartilhamento de informações, entre outras coisas.

Da mesma forma que uma aeronave, a sua distribuidora também tem um destino a alcançar.

O destino não é físico, mas representa o aprimoramento no atendimento ao cliente, o aumento no faturamento, na lucratividade, o desejo de expansão.

Mas como garantir que nada saia do controle e todos trabalhem da mesma forma em busca do mesmo objetivo?

O software para distribuidora representa a torre de controle do seu negócio.

É a partir dele que você, gestor, vai ter informações para orientar seu time de vendas a trabalhar em cima de estratégias conjuntas e individuais.

Se você chegou até aqui, é porque está dando um importante passo para evoluir a maneira como realiza o controle da equipe, vendas, estoque e produtos da sua distribuidora.

As dúvidas e inseguranças despertadas neste momento de adquirir um software para distribuidoras são mais comuns entre os gestores do que você imagina.

Por isso, elaboramos um guia com tudo o que você precisa saber antes de contratar um software.

Antes de tudo, por que ter um software para distribuidora?

Você pode até se questionar se investir em um software é realmente importante. 

Por isso, precisa saber que é muito difícil, pra não dizer impossível, realizar um controle realmente efetivo de vendas, produtos e estoque, e ao mesmo tempo ter um processo de vendas eficaz sem ter informações reunidas e atualizadas num só lugar.

É nessa hora que a tecnologia aparece como uma aliada que facilita os processos, e de quebra, ainda impulsiona e transforma suas vendas.

Para resumir em dois tópicos, um software para distribuidora proporciona:

Agilidade

Com um software na sua distribuidora, sempre que os vendedores emitirem um pedido no aplicativo de força de vendas que estará integrado ao ERP da distribuidora, as informações já serão encaminhadas para o departamento financeiro, que de maneira ágil, pode faturar e agilizar a entrega, oferecendo um atendimento super eficiente aos clientes.

Controle

Além disso, vai ajudar a controlar a entrada e saída de mercadorias, possibilitando que sua distribuidora finalmente tenha um controle completo do estoque. Todo esse controle, é visualizado em relatórios e indicadores que potencializam a produtividade do seu time e garantem que as tomadas de decisão sejam muito mais assertivas.

Agora que você tem um panorama geral, vamos aos detalhes que você deve considerar na hora de contratar um software para distribuidora.

Software para distribuidora: funcionalidades indispensáveis para todo gestor

Independente se a sua distribuidora é pequena, média ou grande, alguns atributos são indispensáveis, pois os benefícios que eles proporcionam são capazes de transformar o processos de vendas, gerando economia, controle e possibilitando criar estratégias inteligentes.

Acima de tudo, as funcionalidades abaixo são amplamente valorizadas por gestores que utilizam a tecnologia para liderar as equipes e guiar a empresa a alcançar o mesmo objetivo.

Por isso, preste atenção nas funcionalidades que podem melhorar sua gestão ao contratar o software para distribuidora:

Controle de rotas

Além da possibilidade de traçar rotas inteligentes que otimizam o tempo e geram economia, a possibilidade de definir as rotas da equipe de vendas é benéfica para melhorar o relacionamento com todos os clientes.

É a partir das informações obtidas na tela de gestão que será possível observar o índice de positivação de visitas. 

Além de eliminar a prática de muitos vendedores que priorizam somente os clientes tidos como venda certa, deixando muitos desassistidos, é possível enxergar no mapa qual região tem os melhores índices de positivação.

Agenda de atividades

A agenda possibilita organizar toda a semana do seu vendedor ou representante comercial.

Dessa forma, o gestor pode fazer o acompanhamento na palma da mão das atividades do dia, como ligações, envio de e-mails, visitas ou qualquer outra ação necessária para se relacionar com os clientes.

Workflow do pedido

Com este recurso o cliente consegue consultar a situação atual do pedido diretamente com o vendedor, sem necessidade de entrar em contato com a distribuidora.

Além do ganho de tempo, representa mais autonomia para o vendedor e domínio sobre o status dos clientes.

Contagem de estoque

Uma funcionalidade muito estratégica para evitar prejuízos. Ao mostrar sugestões de produtos para venda, o sistema auxilia o vendedor consultivo a “gerenciar” o estoque do cliente com base nas últimas vendas.

Dessa forma, é possível evitar que a empresa tenha prejuízo com devoluções ou trocas de produtos vencidos.

Flex

Como se mostrar um parceiro estratégico que compreende as necessidades do seu cliente?

Ofereça aos vendedores mais liberdade de negociação com o cliente por meio de descontos estratégicos ou acúmulo de “acréscimos” nas negociações futuras.

Tudo cadastrado previamente para o gestor não ter surpresas com valores.

Painéis gerenciais

Que tal ter a disposição uma visão geral de tudo que está acontecendo?

Nos painéis gerenciais o supervisor acompanha a performance da equipe de vendas, metas, faturamento por vendedor, vendas diárias e muitos outros indicadores.

Enquanto isso, o vendedor também pode acompanhar a própria performance, sua evolução de vendas e quanto falta para atingir as metas.

O que considerar antes de contratar um software para distribuidora?

Agora é hora de pensar na parte prática, relacionada a capacidade do software e se ele realmente atende a sua distribuidora.

Por exemplo, se a sua distribuidora é pequena ou média, sem dúvida você não precisa dos milhares de recursos que uma distribuidora de grande porte utiliza. 

Provavelmente, você vai acabar pagando por funcionalidades que nem vai usar.

O mesmo pode ocorrer se sua distribuidora contratar um software que não está preparado para suportar o alto volume de dados que serão gerados no seu dia a dia.

Então, comece perguntando: o que você realmente precisa?

Controle financeiro? Catálogo de produtos? Tabela de preços? Gestão de estoque?

Responder a esta pergunta vai garantir que você tenha todas as funcionalidades necessárias dentro do seu software e não desperdice dinheiro contratando funcionalidades que não serão úteis.

Por outro lado, existem alguns pontos que você não deve abrir mão e precisam ser prioridade na hora que você for contratar uma solução.

O software precisa seguir as regras do seu negócio

Apesar das distribuidoras terem muitas necessidades em comum, cada uma também tem práticas e métodos únicos que as diferencia dos concorrentes.

Pode ser uma tabela de preços e descontos por região, ou ainda para determinados produtos. Há quem trabalhe com pronta entrega e precisa emitir nota fiscal no cliente, por exemplo.

Imagina a dor de cabeça ao contratar um sistema que é incapaz de se adequar a necessidades primordiais para tantos distribuidores?

Assim, para que você não precise buscar alternativas ou contratar outros aplicativos para suprir alguma demanda, o software que você vai contratar para sua distribuidora precisa ser facilmente parametrizado e, quando necessários, customizável de acordo com as regras que existem no seu negócio, garantindo que todo o processo de gestão e vendas ocorra por meio da ferramenta.

Software na nuvem com baixo custo e estabilidade

A transição das planilhas e anotações para um software automatizado já representa uma grande mudança para os vendedores e toda a equipe.

Agora imagina ter que investir em máquina, equipe de TI e manutenção de um servidor para o seu sistema?

Dispense esse tipo de software!

As principais empresas mundiais utilizam software em nuvem por um ótimo motivo: ele garante custo baixo, segurança e estabilidade para o seu negócio!

O software deve oferecer um bom suporte e atendimento

Um dos principais benefícios de ter um software em nuvem é que, constantemente, uma equipe de pessoas estará trabalhando incansavelmente para atualizá-lo e manter sempre o melhor funcionamento.

Isso quer dizer que, mesmo depois que sua equipe está utilizando o software e as vendas acontecendo, podem surgir dúvidas no dia a dia.

Por isso, verifique como funciona o suporte e o atendimento da empresa que você está pensando em contratar. 

Ela precisa colocar a sua disposição profissionais eficientes e qualificados para tirar as dúvidas dos usuários e ajudá-los a tirar o máximo de proveito da ferramenta.

A segurança de dados é indispensável

Todas as informações de vendas estará trafegando pelo software, seja na hora dos vendedores inserirem os dados ou no momento que estiver sendo feita a sincronização de dados com o seu sistema de gestão.

Desa forma, é imprescindível que o software proteja seus dados durante as requisições.

Outro ponto que muitas vezes passa batido é a disponibilidade dos dados no servidor. Já pensou seu vendedor perder uma venda porque não conseguiu ter acesso ao servidor?

Para evitar esse tipo de problema aqui na Sovis, todas as nossas soluções estão conectadas com servidores redundantes, ou seja, os dados sempre são salvos em mais de um lugar.

Dessa forma, se um servidor parar de funcionar por qualquer motivo, o outro assume e garante o pleno funcionamento do sistema.

Distribuidor e solução contratada devem ter clareza sobre os desafios da implantação

Se você está contratando um software pela primeira vez, ou trocando de solução, precisa saber que  implantar um novo software para distribuidora é uma operação complexa.

É preciso tratar isso com clareza com o fornecedor do software para que seja feito um planejamento onde a implantação não comprometa a atividade da sua equipe de vendas, e consequentemente comprometa os lucros da sua distribuidora.

Outro ponto crítico é garantir que nenhuma informação seja perdida no momento da importação dos dados, principalmente se estivermos falando da migração de um sistema para outro.

Conclusão

Escolher um software para a sua distribuidora é algo que precisa ser feito com bastante cuidado. E mesmo que essa transição represente um desafio, quanto mais você adiar, mais difícil vais ser!

Os resultados do seu negócio, controle de estoque, gestão financeira, controle de compra, vendas e principalmente da sua equipe estão em jogo.

Com essas informações já é possível ter uma boa ideia sobre tudo o que você não pode deixar de considerar na hora de contratar uma solução.

Se quiser conversar mais sobre software para distribuidoras e entender melhor o que um sistema pode e deve fazer pela sua distribuidora, clique aqui para conversar com um dos nossos consultores.

Nossa equipe está à disposição para esclarecer todas as suas dúvidas!