Sabemos que muitos gestores têm dificuldade em visualizar e implementar o controle de visita na rotina da empresa, pois a maioria dos vendedores tem um jeito próprio de fazer as coisas. Provocar essa mudança para você, como gestor, pode ser desafiador.
No dia a dia, cada profissional na área que atua, costuma carregar consigo livros, artigos, pesquisas e estudos que referenciam e dão apoio a tudo aquilo que eles já sabem.
Isso torna o trabalho mais objetivo, ao mesmo tempo em que se especializam no assunto que dominam.
Essa realidade também se aplica aos vendedores e representantes comerciais quando o assunto é controle de visitas a cientes, o que não é apenas um backup para a memória.
É uma fonte de dados e aprendizado para os vendedores que querem conhecer bem os clientes, dominar suas necessidades e aprimorar o método de venda de maneira individual.
Se você é gestor, saiba que o controle de visitas representa uma possibilidade de gerenciar melhor sua equipe em campo, entender os desafios que eles enfrentam, de avaliar a produtividade e auxiliar nas vendas.
Ter um controle de visitas é poder otimizar rotas e horários para tornar a rotina do seu time de vendas mais proveitosa. É só benefícios.
Por isso, neste artigo você vai descobrir os motivos de adotar o controle de visitas a clientes e explicar como você pode começar a implementá-lo na rotina da sua equipe.
O que você vai encontrar nesse artigo:
Por que fazer o controle de visitas a clientes
A agenda ainda é um ótimo método organização para vários profissionais, seja ela online ou física. E apesar de se adequar muito bem a rotina, ela não é a melhor, nem a maneira mais efetiva para realizar esse controle.
Mas calma. Você não vai precisar tirar a agenda do seu vendedor externo!
Ela pode ser um item importante, porque anotar apenas nome e horário das visitas pode ser justamente o que traz praticidade para ele ter mais controle sobre a própria rotina.
O objetivo do controle de visitas aos clientes é colocar no dia a dia as informações importantes que antes ficavam somente na memória dos vendedores.
A rotina de vendas externas até segue alguns padrões que podem parecer comuns, mas você já pensou quantas informações importantes os vendedores podem ter numa visita ao cliente?
- Eles podem ver a estrutura da empresa do cliente, entender os desafios e como ele pode ajudar nesse processo.
- Eles conhecem a equipe dos clientes e os principais contatos, assim evitam que fiquem sem referência, diante da saída do seu comprador ou do contato direto da empresa.
- Ao conhecer a estrutura e o formato de trabalho, ele consegue entender quais soluções possui para problemas que o cliente ainda não identificou, mas que podem ser melhorados.
Dessa forma, os vendedores detêm dezenas de informações importantes que merecem ser registradas e que correm um grande risco de serem esquecidas diante do volumoso número de clientes que ele visita.
Além de tudo isso, o controle de visitas é fundamental caso o vendedor saia da empresa ou o cliente troque de vendedor, pois vai garantir ao novo profissional que assumir o atendimento de vendas, tenha todas as informações necessárias para começar.
Entendendo as etapas que devem ser registradas no controle de visitas a clientes
Visita de relacionamento com o cliente
O primeiro fato que o controle de visitas aos clientes nos lembra é que nem toda visita tem o objetivo fechar negócio.
Existem visitas que tem o objetivo de trabalhar o relacionamento com os possíveis clientes, a fim de evoluir as negociações até o momento da compra.
Dessa forma, é importante ter o registro da aceitação do cliente à solução, da principal dor e necessidade, das percepções sobre o que ele espera e que tipos de decepções ele já teve com outros fornecedores.
As visitas de relacionamento servem também para sua distribuidora simplesmente se manter presente, a fim de que sua empresa não seja esquecida diante de outros concorrentes.
E é importante ter o controle dessas visitas para entender o número de contatos que foram necessários até fechar um negócio, por exemplo. Não custa reforçar que é necessário anotar o nome e o contato das pessoas que o vendedor se relaciona, mesmo numa visita de relacionamento, visto que um influenciador ou tomador de decisão podem se juntar à reunião para conhecer o novo fornecedor.
Visita de prospecção comercial
Na busca por novos e potenciais clientes, a prospecção comercial representa uma importante etapa na rotina dos vendedores.
Imagina uma semana repleta de prospecções, com várias visitas, nomes e informações guardadas nas memórias ou numa agenda. Após as visitas, são necessárias pelo menos duas tarefas para ter algum sucesso com as vendas:
Primeira, organizar as informações coletadas na conversa. Segunda, repassar as informações para um local que facilite o acesso, a análise e os próximos passos que o vendedor vai dar com cada cliente. Dessa forma, estabelecer a rotina de controle de visitas a clientes também é fundamental para melhorar o desempenho das prospecções de vendas.
Follow up de oportunidade
Diferente das visitas de prospecção, nas visitas de follow up o vendedor já sabe o que o cliente necessita, da mesma maneira que este já sabe o que o vendedor está oferecendo.
As oportunidades e necessidades existem, sendo que a evolução vai depender da negociação de valores, de produtos oferecidos, de crédito, prazo de pagamento e entrega.
Detalhes que, quando perdidos, podem gerar uma verdadeira dor de cabeça, prejudicando toda a negociação, podendo até mesmo fazer o cliente optar pelo concorrente devido a agilidade no atendimento.
Pós-vendas
O pós-venda diz muito sobre as empresas. E com os distribuidores não é diferente.
É nesta etapa fundamental que entendemos como foi o processo de compra, a entrega, a qualidade dos produtos, se houve obstáculos ou dificuldades, entre outras informações relevantes sobre a compra.
São informações que estão diretamente relacionadas à percepção da marca e do serviço prestado pela empresa e que por isso, não podem ficar perdidas ou somente na memória. Também é no pós-vendas onde podem surgir ideias para melhorar o atendimento realizado e os atendimentos futuros, para o cliente em questão e para os demais clientes.
Como fazer o controle de visitas a clientes
Planilha de controle de visitas a clientes
Se você ainda não faz nenhum controle de visitas, a planilha é maneira de começar, principalmente para que os vendedores desenvolvam o hábito de registrar os dados e as informações que antes não faziam parte das demandas.
Mas há alguns contras: as planilhas não contam com alertas inteligentes caso os vendedores insiram dados em colunas e linhas erradas ou na aba de um outro vendedor.
Além disso, diante da demanda e do fluxo de informações registradas, elas podem começar a ficar saturadas, dificultando o uso dos vendedores que estão na rua e precisam encontrar informações de um cliente com facilidade.
As planilhas manuais também representam a necessidade de transferir informações das agendas manualmente para a planilha. O que exige tempo extra de trabalho e tempo que o vendedor poderia estar dedicando para vender. Além do mais, nem todo vendedor terá o controle e dedicação para manter essas informações organizadas manualmente, pois isso exige esforço além do que ele já precisa fazer.
Software de controle de visita a clientes
Se falarmos de organização e praticidade de acesso, os softwares de controle de visitas a clientes representam a melhor opção para as equipes de vendas externas sejam incentivadas a registrar os detalhes das visitas realizadas.
Normalmente, estes sistemas possuem funcionalidades destinadas a isso, que tendem a tornar a adaptação mais simples.
Ao mesmo tempo, começar diretamente com softwares garante que seus vendedores só tenham o trabalho de se adaptar uma vez, ao contrário do que ocorreria diante da evolução de uma planilha para um sistema.
DICA!
Na hora de escolher um sistema, observe se ele fornece indicadores, gráficos e cockpit de gestão que facilitam a leitura das informações registradas. Isso vai qualificar a interpretação dos dados do esforço dos vendedores e da quantidade de vendas convertidas.
Conclusão
Fazer o controle de visitas a clientes representa muito mais que monitorar a produtividade dos vendedores. É uma forma avançada de acompanhar o quanto cada negócio fechado está exigindo de esforço da equipe.
Para as equipes que ainda não realizam nenhum tipo de registro de visitas, incorporar o controle de visitas pode ser um desafio, sobretudo de adaptação.
Mas para a estratégia de vendas das distribuidoras gerar mais benefícios, vale o esforço!
Contar com um sistema que facilite esse processo e incentive os vendedores a fazer esse registro, fará toda diferença para que o controle de visitas tenha resultados positivos o quanto antes.
O SOVIS/FV possui módulos como o Registro de Atendimentos e Controle de Contatos que possibilitam ter no sistema um controle detalhado das informações de cada cliente e do andamento das negociações.
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