Como incorporar o controle de visitas a clientes na rotina da equipe

Controle de visitas a clientes

Existem dezenas de historiadores, professores de história, cientistas, antropólogos e outros inúmeros profissionais capazes de falar sobre a história da humanidade e os principais acontecimentos históricos que construíram as civilizações.

Todos com informações na ponta da língua.

Mesmo assim, no dia a dia, nas salas de aula ou não, esses profissionais costumam carregar consigo livros, pesquisas e estudos que referenciam e dão apoio a tudo aquilo que eles já sabem, tornando o trabalho mais objetivo, ao mesmo tempo que os torna ainda mais especialistas no assunto.

E se essa realidade se aplica muito bem a eles, também se aplica aos vendedores e representantes comerciais quando o assunto é controle de visitas a cientes.

O controle de visitas a clientes não é apenas um backup para a memória.

É também uma fonte de estudo e aprendizado para vendedores que querem conhecer bem os clientes, dominar suas necessidades e aprimorar o método de venda de maneira individual.

Para os gestores, o controle de visitas representa a possibilidade de gerenciar os vendedores em campo, entender os desafios, avaliar a produtividade, auxiliar nas vendas, otimizar rotas e horários para tornar a rotina mais proveitosa.

O controle de visitas a clientes é repleto de benefícios. 

No entanto, sabemos que muitos distribuidores têm dificuldade em visualizar e implementar este controle na rotina da empresa, afinal, a maioria dos vendedores tem um jeito consolidado de fazer as coisas e provocar essa mudança pode ser desafiador.

Por isso, neste artigo vamos te mostrar os motivos pelos quais você vai gostar de adotar o controle de visitas a clientes e explicar como você pode começar a introduzir este controle na rotina da sua equipe.

Por que fazer o controle de visitas a clientes

A agenda já foi e ainda é um ótimo método de controle para vários profissionais, seja ela online ou física. E apesar de se adequar muito bem a rotina, ela não é a melhor, nem a maneira mais efetiva de realizar esse controle.

Mas calma. Tirar a agenda do seu vendedor não vai ajudar em nada! 

Ela pode ser um item importante para ele, principalmente porque a limitação de apenas anotar nome e horário das visitas pode ser justamente o que traz objetividade e praticidade para ele ter mais controle sobre a própria rotina.

O objetivo do controle de visitas a clientes é introduzir no dia a dia as informações significativas que antes ficavam somente na memória dos vendedores.

A rotina de vendas externas até segue alguns padrões que podem parecer comuns. Mas você já percebeu como os vendedores têm acesso a informações importantes numa simples visita ao cliente?

  • Eles podem visualizar a estrutura da empresa do cliente, entender os desafios e como ele pode ajudar nesse processo.
  • Ele também conhece a equipe e os principais contatos, evitando que diante da saída do seu comprador e contato direto, ele fique sem nenhum contato lá dentro;
  • Ao conhecer a estrutura e o formato de trabalho, é possível entender também quais soluções ele possui para problemas que o cliente ainda não identificou, mas que podem ser melhorados.

Dessa forma, os vendedores detém dezenas de informações importantes que merecem ser registradas e que correm um grande risco de serem esquecidas diante no volumoso número de visitas e clientes que ele visita.

Além de tudo isso, o controle de visitas é fundamental caso o vendedor saia da empresa ou caso o cliente troque de vendedor, garantindo que o novo profissional a assumir o atendimento de vendas tenha todas as informações necessárias para começar.

Entendendo as etapas que devem ser registradas no controle de visitas a clientes

Visita de relacionamento com o cliente

O primeiro fato que o controle de visitas a clientes nos lembra é que nem toda visita tem como objetivo fechar negócio.

Antes disso, existem visitas que visam trabalhar o relacionamento com os possíveis clientes a fim de evoluir as negociações até o momento da compra.

Dessa forma é importante ter o registro da receptividade do cliente à solução, da principal dor e necessidade, das percepções sobre o que ele espera e que tipos de decepções ele já teve com outros fornecedores.

As visitas de relacionamento servem também para sua distribuidora simplesmente se manter presente, a fim de que sua empresa não seja esquecida diante de outros concorrentes. 

E é importante ter o controle dessas visitas para entender o número de contatos que foram necessários até fechar um negócio, por exemplo.

Não custa reforçar que é sempre necessário anotar o nome e o contato das pessoas que o vendedor se relaciona, mesmo numa visita de relacionamento, visto que um influenciador ou tomador de decisão podem se juntar à reunião para conhecer o novo fornecedor.

Visita de prospecção comercial

Na busca por novos e potenciais clientes, a prospecção comercial representa uma importante etapa na rotina dos vendedores.

Mas imagina uma semana repleta de prospecções, com várias visitas, nomes e informações guardadas na memórias ou numa agenda. Após as visitas, são necessárias pelo menos duas tarefas para ter algum sucesso com as vendas:

Primeiro, organizar as informações coletadas na conversa. Segundo, repassar as informações para um local que facilite o acesso, a análise e os próximos passos do vendedor com cada cliente.

Dessa forma, estabelecer a rotina de controle de visitas a clientes também é fundamental para melhorar o desempenho das prospecções de vendas.

Follow up de oportunidade

Diferente das visitas de prospecção, nas visitas de follow up o vendedor já sabe o que o cliente necessita, da mesma maneira que o cliente já sabe o que o vendedor está oferecendo.

A oportunidade e necessidade existem, sendo que a evolução vai depender da negociação de valores, de produtos oferecidos, de crédito, prazo de pagamento e entrega.

Detalhes que, quando perdidos, podem gerar uma verdadeira dor de cabeça, prejudicando toda a negociação, podendo até mesmo fazer o cliente optar pelo concorrente devido a agilidade no atendimento.

Pós-vendas

O pós-venda diz muito sobre as empresas. E com os distribuidores não é diferente.

É nesta etapa fundamental que entendemos como foi o processo de compra, a entrega, a qualidade dos produtos, se houve obstáculos ou dificuldades, entre outras informações relevantes sobre a compra.

São informações que estão diretamente relacionadas à percepção da marca e do serviço prestado pela distribuidora e que por isso, não podem ficar perdidas ou somente na memória.

Também é no pós-vendas onde podem surgir ideias para melhorar o atendimento realizado e os atendimentos futuros – para o cliente em questão e para os demais clientes.

Como fazer o controle de visitas a clientes

Planilha de controle de visitas a clientes

Controle de visitas a clientes com planilhas

Para quem ainda não faz nenhum controle de visitas, a planilha é maneira de começar, principalmente para que os vendedores desenvolvam o hábito de registrar os dados e as informações que antes não faziam parte das demandas.

Mas há alguns contras: as planilhas não contam com alertas inteligentes caso os vendedores insiram dados em colunas e linhas erradas ou na aba de um outro vendedor.

Além disso, diante da demanda e do fluxo de informações registradas, elas podem começar a ficar saturadas, dificultando o uso dos vendedores que estão na rua e precisam encontrar informações de um cliente com facilidade.

As planilhas manuais também representam a necessidade de transferir informações das agendas manualmente para a planilha.

O que exige tempo extra de trabalho e tempo que o vendedor poderia estar dedicando para vender. Além do mais, nem todo vendedor terá o controle e dedicação para manter essas informações organizadas manualmente, pois isso exige esforço além do que ele já precisa fazer.

Software de controle de visita a clientes

No quesito organização e praticidade de acesso, os softwares de controle de visitas a clientes representam a melhor opção para que os vendedores sejam incentivados a registrar os detalhes das visitas realizadas.

Normalmente, estes sistemas possuem funcionalidades destinadas a isso, que tendem a tornar a adaptação mais simples. 

Ao mesmo tempo, começar diretamente com softwares garante que seus vendedores só tenham o trabalho de se adaptar uma vez, ao contrário do que ocorreria diante da evolução de uma planilha para um sistema.

DICA!
Na hora de escolher um sistema, observe se ele fornece indicadores, gráficos e cockpit de gestão que facilitam a leitura das informações registradas. Isso vai qualificar a interpretação dos dados do esforço dos vendedores e da quantidade de vendas convertidas.

Conclusão

Fazer o controle de visitas a clientes representa muito mais que monitorar a produtividade dos vendedores. É uma forma avançada de acompanhar o quanto cada negócio fechado está exigindo de esforço da equipe.

Para as equipes que ainda não realizam nenhum tipo de registro de visitas, incorporar o controle de visitas pode ser um desafio, sobretudo de adaptação.

Mas diante dos benefícios para a estratégia de vendas das distribuidoras, vale o esforço!

Contar com um sistema que facilite esse processo e incentive os vendedores a fazer esse registro fará toda diferença para que o controle de visitas tenha resultados positivos o quanto antes.

O SOVIS/FV possui módulos como o Registro de Atendimentos e Controle de Contatos que possibilitam ter no sistema um controle detalhado das informações de cada cliente e do andamento das negociações.

Se essa funcionalidade parece com o que sua distribuidora está precisando, clique aqui e converse com um dos nossos atendentes para esclarecer suas principais dúvidas e entender como o nosso software pode auxiliar nas duas vendas!

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