Falhas acontecem, a gente sabe disso. Mas quando se trata de um pedido de venda, um erro sequer pode colocar tudo a perder em uma negociação, sem exageros.
Se você é do ramo da indústria, tem um atacado ou distribuidora dificilmente não passou por algum perrengue relacionado ao ciclo de vida de pedidos de venda, que vai desde a criação do pedido no ato da venda, passando pelo faturamento, separação, conferência até a entrega para o cliente final.
Pode ser por inexperiência, desconhecimento das etapas do processo de vendas e da Política Comercial da empresa ou por mero desleixo de um vendedor em função da correria do dia a dia.
Independente da causa, um pedido de venda com falhas, desde as mais simples às mais complexas, provocam um impacto super negativo na experiência do consumidor.
Além do cliente insatisfeito e de danos à reputação da marca, você também não escapa dos prejuízos financeiros, que incluem desde custos com retrabalho da equipe de vendas, investimento em ferramentas subutilizadas até despesas extras de devolução e reenvio.
E lembre-se: um cliente satisfeito comenta, no máximo, para um parceiro ou amigo, agora se está insatisfeito, ele publica nas redes sociais e fala mal da sua empresa para todos do seu círculo social.
Mas se a gente garantir que tem como evitar esses erros e ainda por cima adotar uma solução que melhora suas vendas?
Milagres não existem, mas as habilidades do seu time potencializadas com recursos tecnológicos inteligentes desempenham esse papel com perfeição.
Afinal, quem participa do gerenciamento de um pedido de venda sabe bem quão complexo é esse processo. Então comece agora mesmo a identificar e corrigir essas falhas em sua indústria, distribuidora ou atacado.
Você não vai acreditar como essa solução pode melhorar suas vendas!
Mas vamos ao que interessa, identificar o que você está fazendo de errado com seus pedidos de venda e, mais importante ainda, aprender como resolver isso.
O que você vai encontrar nesse artigo:
❌ ERRO #1: Cadastro de clientes incorreto ou incompleto
O erro da informação equivocada parece ser o menos relevante, mas não se engane, pequenas falhas provocam um efeito dominó no processo de vendas e podem colocar toda a negociação a perder.
Lembre de todas as vezes que um vendedor cadastrou um cliente e não digitou as informações corretas ou não inseriu todos os dados no pedido de venda.
Garanto que não foram poucas e que, provavelmente, acabou sobrando para a empresa ter que ficar ligando para o cliente ou pegando os dados no Sintegra e na Receita Federal.
Em alguns casos, um funcionário teve que refazer todo o cadastro. Ou, o cadastro simplesmente permanece incompleto até hoje.
CONSEQUÊNCIAS
- Desperdício de tempo
- Necessidade de mão de obra na retaguarda
- Inexistência de um perfil consistente sobre sua base de clientes
- Cadastro inconsistente
- Dificuldade de manter relacionamento com clientes
- Problemas para realizar campanhas de marketing através de e-mail ou divulgar promoções pelo WhatsApp
✅ SOLUÇÃO: Automatizar o pedido de venda
E não apenas o pedido de venda, como também automatizar todo o processo de cadastro do cliente, bem como fazer atualizações constantes, no ato da venda.
Tarefas como digitação e transcrição exigem muita atenção, clareza e envolvem a comunicação entre duas ou mais pessoas, portanto estão comprovadamente suscetíveis à inexatidão.
No caso do cadastro, basta possuir no sistema que sua empresa utiliza a possibilidade de se fazer uma consulta, a partir do CNPJ e trazer todos os dados já cadastrais, do site da Receita Federal.
Com isso é possível agilizar o cadastramento de dados dos clientes.
Mas você pode ir além: com o SOVIS/FV esse recurso dispensa qualquer digitação manual, evitando qualquer chance de erros no momento do cadastro.
No ato da venda, quando o vendedor estiver liberado para cadastrar um pedido, deve ter à disposição a possibilidade de buscar os dados do Sintegra ou da Receita, automaticamente.
Outra forma de resolver esse erro é no ato do cadastro o cliente ter um saldo liberado para compra, prazo de pagamento (normalmente à vista ou 7 dias no máximo) e forma de pagamento (carteira ou boleto) já parametrizada.
O SOVIS/FV já libera, automaticamente, mais saldo, crédito, prazos e formas diferentes de pagamentos após análise comercial do cadastro pela solução.
Outro recurso que pode ajudar é a empresa manter na retaguarda a validação do cadastro junto ao Serasa, SPC e outras instituições que têm capacidade de avaliar o cadastro de um cliente.
O score do cadastro e essas informações em mãos permitem à empresa fazer a gestão correta da carteira de clientes e evitar, ao máximo, inadimplência e dores de cabeça.
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❌ ERRO #2: Jornada de trabalho irregular
Atenção!
Se você permite ou, pior ainda, pede para seu vendedor e equipe de vendas digitarem os pedidos fora do horário de trabalho, cuidado.
Deixar o vendedor digitar o pedidos de venda no hotel, no período da noite, após a jornada de trabalho é garantir a poupança para a aposentadoria do seu funcionário.
Ironias à parte, as Leis Trabalhistas são rígidas e sua empresa pode responder na Justiça por conta disso.
Muita gente se embasa no artigo 62, incisos I e II da CLT, em que estão dispensados do controle de jornada:
I – os empregados que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho (…).
II – os gerentes, assim considerados os exercentes de cargos de gestão, aos quais se equiparam, para efeito do disposto neste artigo, os diretores e chefes de departamento ou filial.
Neste vídeo confira mais informações sobre controle de jornada de trabalho externa!
O que você precisa ter claro é que em toda empresa existem vendedores sérios e funcionários que vestem a camisa, mas outros podem utilizar de má fé para se sobressair futuramente em ações trabalhistas. E você nunca vai ter certeza das intenções do funcionário. Então o melhor caminho é evitar e seguir a risca a lei.
CONSEQUÊNCIAS
- Problemas trabalhistas
- Equipe insatisfeita por trabalhar fora do horário
✅ SOLUÇÃO: Parametrizar o horário de trabalho
Embora a legislação não obrigue o registro de ponto por equipes externas, o assunto dá brechas e muitas empresas preferem não arriscar.
Sendo assim, utilizar um sistema com o recurso de parametrização do horário de trabalho resolve de vez esse problema.
Isso quer dizer que, independente do local, se o vendedor estiver fora do horário permitido, o sistema fecha e não permite mais o acesso, somente no dia seguinte, dentro do turno de trabalho.
O mesmo vale para o horário de almoço, obrigatório pela legislação. Mas a nossa solução resolve esse problema com o recurso para o controle de intervalos.
▸ SOVIS/FV: Conheça a solução que permite o gerenciamento dos horários de trabalho dos vendedores, obedecendo à legislação do Ministério do Trabalho.
❌ ERRO #3: Falta de controle de informações sigilosas
Muitas indústrias, distribuidoras ou atacados têm seus sistemas de Força de Vendas instalados nos próprios aparelhos dos vendedores, ou seja, em aparelhos particulares.
Esse tipo de parceria, num primeiro momento, soa vantajosa para as empresas, mas legalmente falando pode trazer consequências ao empregador.
Isso porque a empresa corre o risco de ser acionada na Justiça e ter que pagar aluguel pelo aparelho do funcionário, com incidência de juros e correções monetárias.
Outro perigo é a perda de arquivos confidenciais armazenados nos aparelhos dos funcionários, caso um equipamento seja extraviado ou roubado.
Há também a possibilidade do vendedor armazenar arquivos em contas pessoais na nuvem. Nesse caso, uma terceira pessoa pode ter acesso a essas informações.
Sem contar quando um vendedor for desligado da empresa, mas consegue acessar o sistema pelo seu aparelho.
Imagine carteira de clientes, lista de fornecedores, tabela de preços, especificações de produtos e regras do negócio parando nas mãos do seu concorrente.
O resultado seria desastroso, não?! Então muito cuidado. Essas situações fazem com que a sua empresa perca o controle de informações que deveriam ser sigilosas.
CONSEQUÊNCIAS
- Ação na Justiça
- Vazamento de dados
- Roubo de informações estratégicas
✅ SOLUÇÃO: Proteger dados do pedido de venda
Se mesmo com esse alerta você decidir continuar utilizando o aparelho dos vendedores, coloque em contrato que repassa uma ajuda de custo para que o seu funcionário trabalhe com o aparelho particular, e, sem dúvida alguma, não mantenha isso somente em contrato, forneça esse apoio que é mais que justo.
Também indicamos um modelo de contrato para ajudar a proteger seus dados, porém deixamos claro que é de suma importância você buscar auxílio jurídico, para que esse termo de confidencialidade e sigilo seja feito especificamente para seu negócio.
Apesar dessas dicas, para proteger suas informações a melhor solução é recorrer à tecnologia. E neste quesito temos três sugestões:
- Criptografar os dados no aparelho. Isso impossibilita o acesso pelo vendedor mesmo que ele consiga abstrair o banco de dados do aparelho.
- Bloquear remotamente o aparelho e todos os dados do sistema. Assim você impede que o vendedor repasse as informações para o concorrente.
- Controlar e gerenciar aparelhos remotamente através da implantação de uma solução de MDM (Mobile Device Management).
Esses três recursos fazem parte do SOVIS/FV, nosso software customizável para distribuidoras, indústrias e atacados.
❌ ERRO #4: Gastos excessivos e desperdício de tempo
Você por acaso fornece para a equipe de vendas um carro e com recursos da empresa custeia combustível, manutenção, pedágio, mas mal sabe onde seus vendedores estão no dia a dia?
Esse é um dos erros mais comuns em distribuidoras, indústrias e atacados. Mas saiba que, independente do porte, um sistema de vendas pode por fim a esses problemas.
CONSEQUÊNCIAS
- Falta de controle da equipe de vendas
- Desperdício de tempo
- Prejuízo financeiro
✅ SOLUÇÃO: Monitorar as equipes de venda
Um bom sistema de Força de Vendas permite o acompanhamento em tempo real da onde sua equipe de vendas se encontra, que horas chegou e saiu do cliente e fornece informações fundamentais para melhorar a produtividade dos vendedores via GPS.
E também mantém um histórico financeiro, assim sua empresa não vai mais perder tempo com o levantamento das despesas de viagens e transportes para realizar os reembolsos.
Muitas empresas perdem tempo demais analisando notas de despesas no momento de acerto da viagem com vendedores.
Esse trabalho leva, pelo menos, metade de um dia de trabalho, senão um dia inteiro do vendedor parado na empresa para fechar essa conta.
Isso acontece na sua empresa?
Então reflita: em um dia de trabalho do vendedor, quantos clientes poderia ter sido atendido? Quanto custa para a empresa um dia do vendedor?
Pare de desperdiçar esse tempo! Da emissão do pedido em campo até a chegada em seu ERP, o SOVIS/FV garante total controle nos processos de venda do seu time.
❌ ERRO #5: Ausência de Política Comercial consistente
É bem comum empresas trabalharem somente com uma tabela de preços para toda a base de clientes.
Se você não atinge as metas ao longo dos meses, não positiva a carteira de clientes mensalmente ou tem pouca rentabilidade e uma margem de lucro baixa nos produtos oferecidos, chegou a hora de rever ou criar uma Política Comercial para melhorar gerenciamento de pedidos.
A falta de regras claras e consistentes de negócio pode estar travando suas vendas ou colocando tudo a perder.
CONSEQUÊNCIAS
- Descontos não autorizados
- Desalinhamento da equipe de vendas
- Enfraquecimento das negociações junto aos clientes
- Cada vez mais clientes comprando dos concorrentes
✅ SOLUÇÃO: Definir regras de negócio para todos
Antes de mais nada, defina uma Política Comercial que contemple a realidade da carteira de clientes e também leve em consideração o mercado do produto, concorrentes e preços.
Se for o caso estipule regras diferentes para uma ou diversas tabelas de preço, podendo associar essas tabelas por cliente, vendedor, região de venda, atividade do cliente, entre outros critérios.
Dessa forma você não limita as possibilidades de negociação de um produto e muito menos enfraquece a processo de venda, seja por permitir demais ou vetar possibilidades.
Ao utilizar o SOVIS/FV é possível configurar todas as regras de negócio definidas para sua equipe de vendas.
Durante a negociação com o cliente, o vendedor tem todas as regras de negócio definidas pela empresa na palma da mão e sem depender de internet, tudo offline!
Pare de ter surpresas desagradáveis!
Neste vídeo o Ricardo Vicari, CEO da Sovis, explica como o software de Força de Vendas escolhido por mais de 300 empresas do Brasil também pode ajudar a sua.
E se você está cometendo algum desses erros, te desafiamos a agendar um demonstrativo gratuito do SOVIS/FV para acabar de uma vez por todas com falhas no pedido de venda.
Abraço e aguardamos seu contato!
